17 професійних порад електронною поштою для створення наступної електронної пошти (із шаблонами!)

Хочете освоїти написання професійних електронних листів, на яких вас помічають? Я хочу дати вам 17 простих, але потужних порад щодо покращення електронної пошти.

Зміст

1. 17 порад для створення ідеальної професійної електронної пошти
1. No1: Використовуйте платинове правило
2. No2: Ретельно вибирайте свій режим ...
3. №3: Почніть нові ланцюжки
4. No4: Напишіть чудовий рядок теми
5. No5: Привітайте одержувача
6. No6: Виберіть свій тон і шаблон
7. No7: Використовуйте ієрархію фактів
8. # 8: Якщо довше трьох абзаців, ПРИПИНІТЬ
9. # 9: Не зловживайте словом ТЕРМІНОВО
10. # 10: Зберігайте свої емоції
11. # 11: Закінчити закликом до дії
12. # 12: Вийти
13. # 13: Включіть професійний підпис електронної пошти
14. # 14: Перевірте свою граматику
15. №15: Збільште затримку надсилання, щоб уникнути жаху доставки
16. # 16: Станьте електронним шпигуном
17. # 17: Робіть консервовані відповіді
2. Приклади професійної електронної пошти
1. Шаблон електронної пошти №1: Пропозиція про роботу
2. Шаблон електронної пошти №2: Лист про звільнення
3. Шаблон електронної пошти №3: Вибачення
4. Шаблон електронної пошти №4: Електронна пошта в день хвороби
5. Шаблон електронної пошти №5: Зустріч
3. Професійний контрольний список електронної пошти
4. Електронна пошта як бос

Кожну секунду, що проходить, надсилається та отримується понад 3 мільйони електронних листів. Тож якщо ви хочете написати чудовий професійний електронний лист (що виділяється!), Цей посібник саме для вас.

Правильне написання електронної пошти має надзвичайні переваги:

• Отримайте ваші електронні листи відкритими, прочитати та відповісти на них швидше
• Бути більш харизматичний (так, ми точно можемо зробити це електронною поштою)
• Формуйте свій професійний авторитет, надсилаючи чіткі, стислі електронні листи

Перегляньте моє відео про найкращі поради щодо електронної пошти:

Зануримось!

17 порад для створення ідеальної професійної електронної пошти

У мене є кілька чудових шаблони електронної пошти вниз нижче, але я хочу розпочати з 17 порад щодо створення чудового електронного листа.

No1: Використовуйте платинове правило

Ви коли-небудь чули про Золоте правило?

Золоте правило: Поводьтеся з іншими так, як ви хочете, щоб з вами поводились.

Але ти знаєш що? Я не люблю Золоте правило. Я віддаю перевагу Платиновому правилу.

Платинове правило: Ставтеся до інших так, як вони хочуть, щоб з ними поводились.

Найкращі електронні листи пристосовують до своєї цільової аудиторії! Як ви можете це зробити? Пристосуйте їх харизматичний тип. У нашому дослідженні ми виявили два типи харизми:

Теплий релятори та компетентний досягнень.

• Теплі релатори люблю наздоганяти і підключатись. Зазвичай вони пишуть більше у своїх електронних листах і використовують смайли, криголами та історії. Вони насолоджуються особистими акціями та особистими дотиками. Вони люблять, щоб до них зверталися по імені та мали шанобливі виписки.
• Компетентні досягнення є ефективними та прямими комунікаторами. Вони люблять переходити до суті. Вони можуть навіть пропустити соціальні приємності та відкриття.

Ось дві версії одного електронного листа:

Тепла електронна адреса релятора:

Тема: З нетерпінням чекаємо підключення наступного тижня

Привіт Діана!

Мені було приємно поговорити з вами сьогодні. Я дуже чекаю нашої зустрічі наступного тижня. Я призначив нас на 12:00 у середу. Я виберу чудовий ресторан неподалік; У мене є деякі місцеві улюблені =) Але я хотів перевірити, чи немає у вас дієтичних обмежень?

І звичайно, я обов'язково принесу також копію пропозиції. З нетерпінням чекаю цього!

Найкраще,

Ванесса

P.S. Сподіваюсь, твій син почувається краще!

Компетентна адреса електронної пошти:

Тема: Підтвердження 12:00 в середу

Шановна Діана,

Я хочу підтвердити нашу зустріч наступного тижня о 12:00 у середу.

Наступного тижня я надішлю запрошення з місцезнаходженням. Чи є у вас якісь дієтичні вимоги?

Я принесу копію пропозиції. Спасибі тобі за все.

Найкраще,

Ванесса

Бачите різницю? Те, як ви пишете свою електронну пошту, або поважає чи шанує чиюсь манеру спілкування, або ускладнює це для них. Ось так ми швидше отримуємо відповіді та відкриваємо.

До речі ... дізнайся, хто ти, за допомогою нашої безкоштовної вікторини про харизму.

Який ваш тип харизми?

Інсайдерські поради: Ще пару, про які слід пам’ятати, щоб пристосувати одержувача…

• Чи знаєте ви, в який час доби найкраще надіслати електронну пошту своїй людині? Якщо вони ранкова людина, безумовно вдарити їх рано. Чи багато телефонують у другій половині дня? Уникайте цього часу.
• Перевірте адресу одержувача електронної пошти! Особливо 1, l, і я (подивіться, що я там зробив?). Ось кумедний приклад: одна помилка в електронній адресі призвела до того, що на холостяцькій вечірці з’явився зовсім незнайомий чоловік. Ой! Ви можете подивитися цю веселу помилку на Youtube:

№2: Ретельно вибирайте режим ...

Електронна пошта - це не ваш єдиний варіант! Насправді електронна пошта є лише найкращим варіантом для певних ситуацій. Ви також можете покращити електронну пошту.

Перш ніж ви навіть задумаєтесь надсилати електронне повідомлення, подивіться, чи це найкращий спосіб спілкування. Ви повинні передавати своє повідомлення особисто, за допомогою голосового повідомлення, телефонного дзвінка, чату або відеодзвінка? Або ще краще, додати відео? Відео електронні листи - це нове ...

Ось основні правила мого каналу:

• 1 речення → чат: Якщо ви пишете електронне повідомлення, яке складається лише з одного речення, подумайте про те, щоб просто поспілкуватися з ним.
• 3 абзаци → Телефонний дзвінок, Voxer або відео-електронна пошта. Якщо ви пишете більше 3 абзаців, розгляньте телефонний дзвінок, воксер або бомбу відео електронною поштою.
• Більше 5 питань → Відеодзвінок. Якщо ви задаєте більше 5 запитань у електронному листі, подумайте про те, щоб зробити це у відеодзвінку, щоб ви могли обговорити та спиратися на відповіді.

Нижня лінія: Іноді електронна пошта чудова! І іноді це не найкращий ваш перший вибір.

№3: Почніть нові ланцюжки

Ви коли-небудь отримували електронний лист, де тема просто заповнена пересиланнями та відповідями? Або ви коли-небудь були в ланцюжку електронної пошти, який має 48 ниток і не має нічого спільного з темою чи оригінальним запитанням?

Зупинимо божевілля! Якщо ви перебуваєте на ланцюжку, який не пов’язаний із початковою темою, або він зайшов так далеко, що ви навіть не уявляєте, з чого почали ... тоді пора розпочати новий ланцюжок. Усі, хто потрапив у нитку, подякують вам.

На винос: Не дозволяйте ланцюгам електронної пошти тривати вічно. Хороший електронний лист завжди повинен бути вилучений.

No4: Напишіть чудовий рядок теми

Ви знали, що одне слово може створити або зламати вашу електронну пошту? Відповідно до Quicksprout , різниця в одному слові в рядку теми електронної пошти змінила кількість кліків відвідувачів на 46%!

Щоб створити чудовий рядок теми електронної пошти, чудові копірайтери використовують метод, який називається чотирма U:

• Унікальний.
• Ультраспецифічний.
• Терміновість.
• Корисно.

Унікальний тематичні рядки є нудними та веселими, наприклад: Wanted: Мій відсутній шматочок піци. Грошова винагорода: Необов’язково. або Це трапляється завтра ... наша зустріч.

Ультраспецифічний тематичні рядки прямо до суті: Ось Фінансовий звіт за ІІ квартал 2020 року та Оновлений термін виконання для редакційного календаря.

Терміново тематичні рядки - це хіт або промах (про це я розповім далі). Краще уникати використання термінових слів, якщо ваша електронна пошта не є дуже важливою.

Корисно тематичні рядки містять те, що вашій аудиторії стане в нагоді. Це повертається до знання вашої цільової аудиторії - що вони вважатимуть для них вигідним?

No5: Привітайте одержувача

Це перше в тілі електронного листа, і одне, про що багато людей забувають. Під час написання ділового електронного листа важливо завжди включати привітання, як якщо ви вітаєте когось вперше. Ось кілька загальних прикладів:

Переконайтесь, що ви правильно написали їх правопис! Я завжди потрапляю в архів, коли хтось пише правопис моє ім’я Ванесса. Або називає мене Вікторією - це відбувається щотижня. Так, насправді.

No6: Виберіть свій тон і шаблон

Існує 2 різні способи підходу до ділової електронної пошти: випадковий та офіційний. Якщо ви застосуєте випадковий підхід, можете побудувати зв’язок швидше. Якщо ви станете офіційним, ви станете безпечнішим, але тримаєте цей бар’єр.

Тон, який ви виберете, залежить від культури вашої компанії та з ким ви спілкуєтесь. Якщо це друг / ваш сусід / близький колега, ви, мабуть, зможете піти випадковим підходом. Якщо це ваш начальник, керівник або менеджер з найму, ну ...

Суп, брате! Як сьогодні йде робота? звучить не так добре, якщо ви не є двома BFF . Спробуйте використати ці фрази у своєму електронному листі, щоб вибрати неформальний або офіційний тон:

Випадковий	Формальний
Як справи?	Як ти?
Гей, Джон!	Дорогий Джон,
Хочете перекусити разом?	Хотіли б ви колись взяти обід?
Я закінчив проект!	Проект був завершений.
Я доставлю вам статтю якомога швидше.	Я надішлю вам статтю якомога швидше.
Я дуже рада зустрічі з вами!	Я радий Вашому знайомству.

Оскільки основне повідомлення - це основна частина вашого електронного листа, я також створив професійні шаблони електронної пошти та приклади, якими ви можете скористатися - будь то пропозиція про роботу, заява про звільнення, електронний лист із вибаченнями тощо!

Перегляньте шаблони та приклади електронних листів у наступному розділі нижче!

No7: Використовуйте ієрархію фактів

Це моя супер вдосконалена порада щодо виняткових навичок роботи з електронною поштою. Завжди викладайте найважливішу ідею зверху. У кращому випадку люди переглядають електронні листи. У гіршому випадку вони не закінчують їх читати. Не ховайте свого свинця. Якщо у вас є велике запитання чи велика ідея, поставте його зверху, щоб у вас було більше шансів, що хтось насправді його побачить. Це лише одне з багатьох помилки електронної пошти ви можете зробити, але це найважливіше для збільшення рівня відповіді.

На винос: Виведіть свою велику ідею якомога швидше.

# 8: Якщо довше трьох абзаців, ПРИПИНІТЬ

Як написати хороший електронний лист: 1. Напишіть свій електронний лист 2. Видаліть більшу частину його 3. Надішліть.

- Ден Мунц

Якщо ви вважаєте, що ваша електронна пошта задовга, це може бути! Якщо ви зможете заощадити комусь час, скоротивши електронну пошту, вони будуть в десять разів вдячнішими, ніж необхідність читати довгий електронний лист (їх, швидше за все, буде проігноровано або збережено на потім!).

На винос: Якщо ваш електронний лист довший за три абзаци, подумайте про дзвінок. Або, можливо, поговорити особисто. Можливо, навіть буде простіше встановити відеодзвінок, особливо якщо ви є учасником віртуальна команда . Що б ви не робили, уникайте написання роману на електронну пошту!

# 9: Не зловживайте словом ТЕРМІНОВО

Це ТЕРМІНОВО, мені це потрібно якнайшвидше. Це СУПЕР ВАЖЛИВО, оскільки я пишу великими літерами.

Коли я бачу «ТЕРМІНОВО» у темі електронного повідомлення, моє серце починає битися. Я думаю про насправді нагальні речі, такі як кровопролиття чи падіння зі скелі чи Youtube, коли я падаю - ви знаєте, справді серйозні речі.

Якщо ви зловживаєте якомога швидше та терміново, ви ризикуєте, що люди сприймуть вас менш серйозно, коли це станеться насправді терміново вниз по лінії. Не будь схожим на хлопчика, який плакав вовком.

На винос: Не використовуйте СКОРІШЕ, ТЕРМІНОВЕ, ВАЖЛИВО, якщо це насправді не дуже, СКОРО, АКТУАЛЬНО або ВАЖЛИВО.

# 10: Зберігайте свої емоції

Емоції можуть знищити довіру до вашої електронної пошти. І це може піти одним із двох шляхів.

Надто збуджені електронні листи можуть звести людей з розуму:

• Четверний знак оклику (!!!!)
• 5 смайликів (: D: D) та
• 3 серця () пізніше….

… І ваш кредит електронної пошти дорівнює нулю. Я люблю хвилювання, але не надто хвилюйся ... особливо щодо смайлів. Ви також хочете уникати емоційних розсилок по електронній пошті. Це коли ти злий, засмучений або роздратований, і надсилаєш усім що-небудь трохи неприємне. Я обіцяю, що ви ПОШОУЄТЕ про це.

На винос: Якщо під час написання електронного листа серце сильно забилося, то СТОП. Зробіть перерву, а потім перегляньте електронний лист через 24 години.

Примітка: Щодо смайликів, чудово викинути емодзі-два, більш знайомим друзям та близьким стосункам! Я ними користуюся скупо тому що занадто багато їх використання може викликати у вашого одержувача електронних листів погані спогади про середню школу. =)

# 11: Закінчити закликом до дії

Як читач у кінці електронного листа ви маєте два варіанти: відповісти або проігнорувати. Як відправник ви завжди хочете, щоб він відповів. Найкращий спосіб підвищити рівень відповіді - це завжди закінчувати електронний лист із закликом до дії. Якщо ви дійсно хочете захопитись, можете сміливо ...

На винос: Що єдине, що вам потрібно для них зробити, відповісти чи запитати? На цьому закінчіть, щоб їм було легше відповісти.

# 12: Вийти

Це остання частина вашого письмового електронного листа, де ви виходите із заключним зауваженням. Вихід повинен завершити ваше повідомлення і здебільшого закінчити на високій ноті!

Ось кілька прикладів поширених підписів на електронну пошту, якими ви можете скористатися:

# 13: Включіть професійний підпис електронної пошти

Дивовижний підпис - це останній шанс у вас створити тривале враження. Ви можете вибрати підписання, просто ввівши своє ім’я (тобто Ванесса ван Едвардс), але йому не вистачає певного унікального фактор, який може мати підпис.

Ви можете вийти зі своїм підписом - я бачив стільки вигадливих підписів електронної пошти, які виглядають дивовижний , як цей анімований підпис Дженніфер Джонс:

Джерело: Кримінально плідний

Привертаючі увагу фотографії, GIF-файли та шоколад !? Це виглядає приголомшливо, але багато служб електронної пошти можуть просто надіслати його як вкладення або взагалі заблокувати, оскільки це займає багато дорогоцінної нерухомості.

Натомість, моя найкраща порада щодо підписів електронною поштою: Будьте прості! Жодних зображень, простого тексту, точно.

Відмінний, простий підпис електронної пошти робить вас незабутнім і виглядає професійно. Це може бути так просто, як ваше повне ім’я та посада:

Або ви можете додати посилання на ринок самостійно і показати, що ви працюєте / працюєте в авторитетній компанії. Ось той, яким я зараз користуюсь ...

# 14: Перевірте свою граматику

Граматично переглянув 100 профілів LinkedIn носіїв англійської мови в галузі споживчої тари. Висновки?

• Професіонали, у яких менше граматичних помилок Профілі LinkedIn були підвищені на вищі посади. Ті, хто не досягнув посади директора, допустили в 2,5 рази більше граматичних помилок.
• Менше граматичних помилок пов'язано з більшою кількістю рекламних акцій. Професіонали, які мали лише від 1 до 4 підвищення за свою кар’єру, зробили на 45% більше граматичних помилок порівняно з тими, хто отримав від 6 до 9 підвищення.

Але вам, мабуть, не знадобилося дослідження, щоб ви знали, що граматика важлива. Деякі люди, як Кайл Wiens, генеральний директор iFixit , навіть не найматиме людей, які вживають погану граматику. Перевірте свої електронні листи на належну граматику за допомогою таких інструментів, як Граматично - це може означати різницю між запрошенням когось на обід та його поїданням!

№15: Збільште затримку надсилання, щоб уникнути жаху доставки

Ви коли-небудь випадково натискали кнопку 'Надіслати' занадто рано, і ваша реакція була якоюсь на зразок Глорії Сучасна сім'я:

Якщо так ... ви не самотні. На щастя, ви можете це виправити, збільшивши затримку надсилання.

Яка затримка надсилання?

Затримка надсилання - це таймер зворотного відліку, який запускається відразу після натискання кнопки надсилання. Це чудова функція для лову будь-яких помилок в останню хвилину, або якщо ви в останній момент змінили своє серце перед тим, як надіслати цей гнівний електронний лист своєму колезі.

Ось як це зробити: якщо ви використовуєте Gmail, як я, перейдіть до налаштувань.

Далі, на вкладці Загальні знайдіть параметр «Скасувати надсилання». Збільште період скасування відправлення з типових 5 секунд до 30 секунд.

Нарешті, збережіть зміни, і все готово!

Про тип: Ось велика помилка новачка. Ви відкриваєте електронний лист і починаєте згори. Кому: Тема: Повідомлення. Неправильно! Завжди додайте адресу останньою. Ви ніколи не знаєте, коли ця настирлива кнопка надсилання набуває власного життя.

# 16: Станьте електронним шпигуном

Коли ми надсилаємо повідомлення у Facebook, ми знаємо, коли хтось його читає. Чому не електронна пошта? Надсилання невеликого сповіщення, якщо хтось відкрив вашу електронну пошту, повинно бути функцією за замовчуванням, щоб ви знали, чи хтось читає вашу електронну пошту… або просто ігнорує її.

Знання того, коли хтось читає вашу електронну пошту, робить вас на крок попереду гри.

Найкращий спосіб відстежувати прочитаність електронної пошти - це використовувати Бананатаг .

Bananatag - це інструмент електронної пошти, який надсилає вам невелике сповіщення кожного разу, коли хтось відкриває відстежуваний електронний лист. Є навіть класний Розширення Chrome це легко встановити.

Найкраща частина? Той, хто відкриває електронний лист, не дізнається, що його відстежують. Таким чином, ви під прикриттям, як ніндзя, замаскований під темрявою ночі, ваш одержувач електронної пошти не наймудріший. Ви будете справжнім електронним шпигуном!

# 17: Робіть консервовані відповіді

Чи знали ви, що можете зберегти всі шаблони електронної пошти в цій статті у свій обліковий запис електронної пошти і використовувати їх знову і знову по душі (сподіваємось, не заяву про відставку!)? Ось як це зробити в Gmail:

1. На вкладці Налаштування -> Додатково переконайтеся, що Шаблони ввімкнено.

2. Натисніть кнопку Створити у верхньому лівому куті, щоб створити новий електронний лист.

3. Скопіюйте один із наведених нижче шаблонів електронної пошти та вставте його в електронне повідомлення, або створіть власний електронний лист, який ви плануєте повторно використовувати.
4. Клацніть на 3 крапки внизу праворуч електронного листа -> Наведіть курсор на Шаблони -> Зберегти проект як шаблон -> Зберегти як новий шаблон.
5. Готово! Тепер у вас є новий шаблон електронної пошти, який ви можете повторно використати для подальшого використання.

Приклади професійної електронної пошти

Отже, вам надійшов важливий електронний лист. Якщо ви не знаєте, як розпочати професійну електронну пошту, я вас про це повідомив! Професійні формати електронної пошти різняться, тож ось список шаблонів електронних листів, які ви можете використовувати як шпаргалку для різних ситуацій. Починаючи з…

Шаблон електронної пошти №1: Пропозиція про роботу

Отримали пропозицію про роботу чи бажаєте її дати? Чудово! Робота змінює життя, тому важливо надіслати чудовий професійний електронний лист. Ось як написати електронний лист на роботу, яку ви хочете запропонувати, прийняти пропозицію про роботу або відхилити пропозицію на роботу електронною поштою.

Пропоную роботу

Кожен електронний лист із пропозицією про роботу повинен містити 7 деталей про роботу, зокрема:

• Підтвердження пропозиції. Перше, що ви повинні зробити, це повідомити потенційному працівникові, що у вас є пропозиція про роботу для нього / неї.
• Назва роботи / посади. Чітко сформулюйте позицію роботи, а також будь-які додаткові обов'язки, про які він / вона може не знати.
• Підсумок виплат та заробітної плати. Виділіть усі важливі переваги цієї посади.
• Початкова дата. Включіть запропоновану дату початку та запропонуйте гнучкість (якщо така є).
• Вираз хвилювання або вдячності. Чітко вкажіть свою подяку та подякуйте своєму потенційному роботодавцю за процес співбесіди.
• Доданий договір / контракт працівника. Додайте детальну форму та попросіть підпис акцепту, якщо це необхідно.

Пропоную приклад електронної пошти про роботу:

Ось електронний лист із пропозицією про роботу, який Скотт, генеральний директор Science of People, написав для одного з наших нових членів команди (конфіденційну інформацію видалено):

Прийняття шаблону електронної пошти з пропозицією про роботу:

Сюжетна лінія: Пропозиція роботи від [Назва компанії]

Шановний [вставити ім’я одержувача] ,

Щиро дякуємо за наш вчорашній дзвінок! Я дуже радий поговорити з вами та почути про ваш ентузіазм на цій посаді. Ми раді запропонувати вам позицію [назва посади] в [Назва компанії].

Я додав нашу трудову угоду для ознайомлення, але ось деякі деталі:

[підсумок виплат, включаючи зарплату]

Ми будемо раді, якщо ви почнете наступного тижня [початкова дата] , якщо ви доступні на той момент. Будь ласка, дайте мені знати, якщо інша дата буде працювати краще.

Якщо у вас є інші запитання чи проблеми, повідомте нам про це, і ми із задоволенням відповімо. Ми дуже раді вітати когось із вашим захопленням і талантом, який допоможе поширити цю інформацію надовго.

З повагою,

[Твоє ім'я]

Прийняття шаблону електронної пошти з пропозицією про роботу

Отримали пропозицію про роботу? Чудово! У вас є кілька варіантів, залежно від вашого наступного кроку:

• Приймаючи Пропозицію. Це може бути настільки просто, як висловити подяку та подяку та заповнити будь-які форми чи контракти (якщо такі є).
• Все продумуючи. Якщо вам потрібен час, ви можете повідомити потенційного роботодавця, що для прийняття рішення вам знадобиться кілька робочих днів.
• Обговорення позиції. Перш ніж вести переговори, прочитайте нашу науково підкріплену статтю як домовитись !

Приймаючи пропозицію про роботу, пам’ятайте про такі речі:

1. Напишіть чіткий рядок теми. Чітко заявіть, що приймаєте пропозицію, у темі.
2. Повторіть, що ви приймаєте позицію. Знову ж таки, повторіть свою згоду в першому рядку разом із назвою посади та компанією.
3. Покажіть подяку. Подякуйте компанії та / або найманій особі за надану можливість.
4. Дайте короткий зміст. Повторіть і підтвердьте, що ви приймаєте умови пропозиції, включаючи зарплату, пільги та дату початку.
5. Запропонуйте свою підтримку. Запитайте одержувача, чи потрібно йому ще щось від вас.
6. Кінець на високій ноті!

Прийняття шаблону електронної пошти з пропозицією про роботу:

Сюжетна лінія: Прийняття пропозиції про роботу - [Твоє ім'я]

Шановний [вставити ім’я одержувача] ,

Я з радістю прийму запропоновану посаду в [Назва компанії] на посаду [посада] . Щиро дякую за цю захоплюючу можливість стати частиною команди.

Я повністю прочитав угоду працівника та додав підписану копію до цього електронного листа. Я підтверджую, що моя початкова зарплата буде [сума заробітної плати] і моя дата початку буде [дата].

Якщо вам ще щось потрібно від мене до дати початку, будь ласка, повідомте мене. Ви можете зв’язатися зі мною по телефону за адресою [телефонний номер] або зв’яжіться зі мною електронною поштою. Я дуже радий працювати разом із вами та рештою команди!

З повагою,

[Твоє ім'я]

Про тип: Хочете справити тривале враження? Спробуйте дати телефонний дзвінок до нового роботодавця замість того, щоб писати електронний лист.

Відмова від пропозиції роботи

Ви коли-небудь чули про дослідження відторгнення де вони виявили, що розбите серце почувається так само, як зламана рука? Відторгнення болить - навіть для вашого потенційного роботодавця. Ось як (люб’язно) відхилити вашу пропозицію роботи у 4 кроки:

1. Викладіть пропозицію. Включіть назву компанії та запропоновану роботу.
2. Покажіть подяку. Висловіть свою подяку за їхній час та зусилля.
3. Відхиліть пропозицію. Робіть цей крок коротким і намагайтеся не надто деталізувати.
4. Закінчіть це на високій ноті!

Відхиляючи шаблон електронної пошти з пропозицією про роботу:

Сюжетна лінія: Пропозиція про роботу - [Твоє ім'я]

Шановний [вставити ім’я одержувача] ,

Дякую, що запропонували мені роль на [Назва компанії] на посаду [посада] . Мені було приємно поговорити з вами, і я вдячний, що ви знайшли час взяти у мене інтерв’ю.

Це було важке рішення, але я вирішив відхилити пропозицію, тому що [Я прийняв посаду в іншій компанії / я залишатимусь на своїй поточній посаді в моїй компанії / я вирішив перейти в інший напрямок кар'єри] .

Ще раз дякую за ваш час та уважність, і я сподіваюся, наші шляхи перетнуться в майбутньому.

З повагою,

[Твоє ім'я]

Шаблон електронної пошти №2: Лист про звільнення

Кинути роботу ніколи непросто, особливо електронною поштою. Коли ви подаєте у відставку, найкраще це зробити особисто, а потім надіслати письмовий лист або навіть по телефону. Але якщо вам потрібно це зробити електронною поштою (наприклад, якщо ви робота вдома працівник) є кілька вказівок, яких слід дотримуватися:

1. Помістіть його в рядок теми. Ви хочете бути чітким, тому додайте слово відставка або звільнення десь у вашому темі.
2. Сформулюйте свою позицію. Якою б невеликою не була компанія, важливо вказати свою посаду та / або назву компанії - врешті-решт, це офіційне повідомлення про звільнення, і радимо вести вкладки.
3. Повідомте про це за 2 тижні. Це норма для всіх робочих місць в Америці, і це допомагає встановити добрі стосунки з вами та вашим роботодавцем. Якщо ви не можете повідомити про це за два тижні, дайте якомога більше часу. Повідомте свого роботодавця про день, коли ви звільняєтеся.
4. Висловіть подяку. Висловіть подяку за можливість, що вам довелося співпрацювати з роботодавцем. НЕ говоріть негативно про свого роботодавця - це все-таки електронна пошта, і всі записи ніколи не стираються.
5. Наведіть свою причину. Коротко повідомте свою причину і не вдавайтесь у конкретне, якщо ви не дуже близькі зі своїм роботодавцем.
6. Запропонуйте свою підтримку. Переконайтеся, що ваша компанія знає, що ви готові допомогти їм під час переходу.
7. Залиште свою контактну інформацію. Якщо вашій компанії з якихось причин потрібно зв’язатися з вами в майбутньому, залиште їм свою контактну інформацію.

Про тип: Уникайте обговорення своєї відставки з колегами до того, як вона стане офіційною. Це дозволить уникнути будь-якої непотрібної драми та потенційних секретів, що потраплять до вашого начальника.

Приклад електронної пошти про звільнення:

Відредаговано з: LiveCareer

Звільнення від шаблону електронної пошти про роботу:

Сюжетна лінія: Відставка - [Твоє ім'я]

Шановний [вставити ім’я одержувача] ,

Я надсилаю цей електронний лист, щоб повідомити вас про свою відставку [посада] в [Назва компанії] , ефективний [дата]. Я хотів повідомити вам, що це був надзвичайний досвід роботи тут, і я хотів подякувати вам та команді за підтримку та чудові часи, які ми провели разом.

Я знаю, що це досить раптово, але я вирішив подати у відставку, тому що [причина]. Якщо я можу вам допомогти під час цього переходу або якщо вам потрібно щось від мене до моєї дати відставки, повідомте мене про це.

Ви також можете зв’язатися зі мною за адресою [номер телефону] або [електронна пошта].

Ще раз велике спасибі за можливість працювати в [Назва компанії] . Я щиро вдячний за те, що працював тут, і сподіваюся, ми підтримуватимемо зв’язок і надалі.

З повагою,

[Твоє ім'я]

Шаблон електронної пошти №3: Вибачення

О, ти зіпсував? Це нормально, ми всі помиляємось! Проблема в тому, як ми володіємо своїми помилками?

По-перше, ось що НЕ слід говорити, люб’язно надіславши твіт від United Airlines:

Фраза, прошу вибачення за необхідність розмістити цих клієнтів, здається не такою щирою, правда? Тому їх було багато громадська реакція за це вибачення.

На щастя, є кілька порад, як зробити велике професійне електронне повідомлення з вибаченнями, не виходячи нещирим:

1. Сюжетна лінія. Скажіть, вибачте, або я перепрошую. Будьте впевнені, що ви це маєте на увазі!
2. Звертайтеся до своїх цінностей. Сформулюйте свої переконання та цінності, а також чому ви є людиною, що має добрий моральний характер і довіру.
3. Вирішіть проблему. Поясніть, яку помилку ви допустили, і чому ця одна помилка суперечить вашим цінностям.
4. Скажіть, вибачте. Це має бути справжнім і, якщо це можливо, власними словами. Уникайте вказувати пальцем і не допускайте своєї помилки.
5. Поясніть свій ігровий план. Це найважливіша частина. Розкажіть одержувачу, як ви змінитесь або які дії ви зробите, щоб покращити ситуацію.
6. Попросіть прощення. Не бійтеся проявити трохи емоцій, щоб продемонструвати, наскільки ви насправді шкодуєте.

Приклад електронного листа з вибаченнями:

На щастя, включивши наведені вище поради, United Airlines зробила набагато кращі свої офіційні електронні листи:

Ви можете побачити повний електронний лист United Airlines тут .

Ми ніколи не можемо сказати, що нам досить шкода того, що сталося, звучить набагато краще! Крім того, у повному електронному листі пояснюються всі зміни, які United Airlines внесе, щоб не допустити повторення цієї проблеми.

Шаблон електронного листа з вибаченнями:

Сюжетна лінія: Мені дуже шкода - [Твоє ім'я]

Привіт [вставити ім’я одержувача] ,

Я знаю, що це важливо [державне значення / переконання]. Ось чому мені погано, коли мені [помилка тут].

Я перепрошую за те, що це зробив. У мене немає виправдання, що я зробив цю помилку, і я справді хочу показати вам, як я можу зробити краще наступного разу. Для того, щоб відшкодувати тобі, я буду [зробити x, y, z].

Будь ласка, вибачте мене за помилку. Я дуже сподіваюся, що ви зможете прийняти мої найглибші вибачення.

З повагою,

[Твоє ім'я]

Шаблон електронної пошти №4: Електронна пошта в день хвороби

Ми всі були там: одного дня ти прокидаєшся з почуттям подряпини в горлі і запамороченням, гарячим відчуттям у голові. Ви захворіли, і у вас є ще більша проблема - вам потрібно повідомити свого начальника.

Ось як написати ідеальну електронну пошту за 6 днів:

1. Ясна тема. Як і будь-який інший професійний електронний лист, пишіть тему чітко, як День хворого - [Ваше ім’я].
2. Перелічіть свою причину. Повідомте свого роботодавця, що вам погано і що заважає вам приходити в офіс. Це може бути що завгодно, від температури до кашлю до просто поганого самопочуття.
3. Очікуваний прибуток. Повідомте свого роботодавця, коли ви плануєте повернутися. Якщо ви не знаєте, коли, повідомте їм, що ви повернетесь на певну дату, поки вам стане краще.
4. Повідомте їх про свою доступність. Залежно від того, наскільки ти хворий, ти можеш сказати своєму роботодавцю, що ти зможеш зв’язатись електронною поштою чи телефоном. Якщо вам занадто погано робити будь-яке, повідомте їм, що ви не будете перевіряти електронну пошту.
5. Перенести. Отримали важливу зустріч? Термін проекту? Вкажіть у своєму електронному листі, що ви перенесете їх на пізніший термін. Ви навіть можете попросити колегу допомогти, якщо це можливо.
6. Дайте кредит. Не забудьте взяти до відома будь-які лікарські та лікарняні бланки, які ви можете надіслати своєму роботодавцю, щоб вони знали, що ви робите під час хворого дня.

Про тип: Не чекай. Чим раніше, тим краще ... особливо, якщо ви не знаєте, проводитимете день вдома чи в кабінеті лікаря. А якщо ти вже спізнився? Надішліть це повідомлення якомога швидше!

Шаблон електронної пошти про хворий день:

Сюжетна лінія: День хворого - [Твоє ім'я]

Привіт [вставити ім’я одержувача] ,

Я хотів якнайшвидше повідомити вас, що сьогодні я не буду працювати, тому що [У мене лихоманка з минулої ночі / болить живіт / підхопив грип]. Я пішов до кабінету до лікаря, і мені сказали, що я можу повернутися з завтрашнього дня, поки мої симптоми проявляться. Я можу надати вам записку лікаря, коли я повернусь до кабінету.

Я також буду доступний [перевіряти електронні листи / працювати віддалено] поки я одужую вдома. Що стосується запланованої сьогодні зустрічі, найкраще, якщо ми зможемо перенести її на завтра.

Спасибі за розуміння,

[Твоє ім'я]

Шаблон електронної пошти №5: Зустріч

Протягом своєї кар’єри я запланував сотні, якщо ні тисячі з зустрічі - як особисто, так і за допомогою відеодзвінків. І я можу вам сказати ось що:

Налаштування наради так само важливо, як і сама зустріч.

Незалежно від того, чи домовляєтесь ви про зустріч із кимось знайомим або з незнайомими людьми, конфлікти у часі чи незрозумілий порядок денний можуть впасти у ваші шанси на зустріч у дірі. Ось декілька порад експертів та надзвичайно простий шаблон електронної пошти, за яким ви можете дотримуватися ідеального електронного листа для зустрічі щоразу.

1. Сюжетна лінія. Укажіть конкретну тему, наприклад, Нова зустріч цієї п’ятниці або Планування зустрічі.
2. Вкажіть причину. Яка причина зустрічі? Будьте конкретні щодо проблем або оновлень, з якими ви хочете вирішити проблеми. Це буде ваш порядок денний для зустрічі.
3. Вкажіть час і дату. Налаштуйте відповідний час, який підходить для всіх. Якщо ви не впевнені, ви також можете запропонувати інший час зустрічі.

Налаштування шаблону наради:

Сюжетна лінія: Нова зустріч цієї п’ятниці

Привіт [вставити ім’я одержувача / усіх] ,

Я хотів зв’язатися і призначити зустріч [вирішити проблеми / дати оновлення]. Чи можемо ми зустрітися о [час і дата] ?

Будь ласка, підтвердьте, чи це працює для вас, чи замість цього працює інший час чи місце. Я з нетерпінням чекаю нашої зустрічі!

Найкраще,

[Твоє ім'я]

Подальша електронна пошта після шаблону наради:

Ви призначили зустріч, але відповіді не отримали? Дослідження показують що якщо минуло більше 2 днів, ви на 90% не отримаєте відповіді. Можливо, ваш електронний лист похований під безліччю інших електронних листів. Ось короткий подальший електронний лист:

Сюжетна лінія: Ти йдеш?

Привіт [вставити ім’я одержувача] ,

Я давно не чув. Я просто перевіряв, чи не їдете ви на заплановану зустріч!

Спасибі,

[Твоє ім'я]

Дякую вам електронною поштою після шаблону зустрічі:

Ви мали ДИВОВИЖНИЙ зустріч? Ви дізналися щось нове від інших, хто брав участь? Спробуйте висловити свою подяку цим чудовим людям! Це також чудова можливість надати цінності (вона ж знайомить людей одне з одним)!

Сюжетна лінія: Серйозно, чудова зустріч!

Привіт [вставити ім’я одержувача] !

Щиро дякую за нашу сьогоднішню зустріч. Було чудово познайомитися з вашими думками [тема порядку денного]. Ви справді добре вмієте [пояснення / проведення презентацій / тощо]. Крім того, мені дуже сподобалася наша розмова про [щось цікаве].

Є хтось, кого я зустрічав раніше, хто справді добре вміє [відповідна тема] . Ця людина є [Його / Її ім’я] хто працює в [Назва компанії] . Я думаю, вони дійсно можуть дати деяке розуміння того, про що ми говорили раніше. Можна познайомити вас двох?

Ще раз дякую за чудову зустріч раніше. Я впевнений, що ваша рекомендація виявиться чудовою! Я сподіваюся, що ми зможемо підтримувати контакт і незабаром знову поговорити.

З найкращими побажаннями,

[Твоє ім'я]

Професійний контрольний список електронної пошти

Ось остаточний контрольний список перед тим, як надіслати свій професійний електронний лист. Переконайтеся, що ваша електронна пошта охоплює все, перш ніж натиснути цю кнопку Надіслати!

• Чи мій електронний лист містить рядок теми електронної пошти з принаймні одним із 4 U?
• Чи правильно я вітаю одержувача електронної пошти, використовуючи випадковий чи офіційний тон?
• Чи я пояснюю свої наміри щодо написання в першому абзаці?
• Чи перевіряв я електронну пошту на наявність граматичних чи орфографічних помилок?
• Чи зазначав я якісь вкладення, вставлені в електронний лист?
• Чи містить закінчення заклик до дії?
• Я закрив з відповідним підписом?

Електронна пошта як бос

Ось вам остаточний маленький бонус. Ознайомтеся з цим зручним керівництвом електронної пошти, яке я люблю від @danidonovanl:

Перегляньте цю публікацію в Instagram

Я працював над тим, щоб більше усвідомлювати, як я пишу електронні листи, і склав цей зручний посібник для друку! . Я маю погану звичку зловживати знаками оклику, смайлами та такими критеріями, як 'просто' та 'можливо', щоб звучати надмірно доброзичливо та не загрожує в електронних листах. (Просто цікаво / просто підтверджую / просто перевіряю / просто переконуюсь / просто хотів повідомити вас). Вам дозволено займати місце. Ваш голос заслуговує на те, щоб його почули. Ваші думки мають значення. Вам не потрібно вибачатися за те, що ви існуєте, або просите про те, що вам потрібно. Ви не владний і не стерпний за те, що ви не звучали як пеп-машина 24/7. . Якщо ви поводитеся як килимок для дверей, то краще сформуйте смак шкіри взуття. У вас теж сила. Не бійтеся заступатися за себе - ніхто інший не зробить цього за вас. . Хочете підтримати моє мистецтво, приєднатися до нашої дивовижної спільноти Discord та отримати ексклюзивний доступ до перегляду нових коміксів перед кимось іншим? Посилання на біографію

Публікація, якою поділився Дані Донован (@danidonovan) 22 травня 2019 року о 15:43 PDT